Tweede maandag van januari is ‘ruim je bureau op’ dag!

Vandaag is het ‘ruim je bureau op‘ dag of Clean Off your desk Day, zoals deze dag in het Engels heet. Deze dag is niet voor niets in het leven geroepen. Deze dag is bedoeld om mensen bewust te maken van de voordelen van het hebben van een schoon en opgeruimd bureau of werkplek. Kijk eens om je heen. Op hoeveel bureaus liggen er heel veel spullen?

Het nut van een schone werkplek

Uit onderzoek is gebleken dat werknemers met een rommelige werkplek vaker en sneller gefrustreerd raken dan werknemers met een georganiseerde en schone werkplek. Tevens blijkt dat een opgeruimd bureau voor een productievere werknemer zorgt. De bekende spreuk “ Een opgeruimd huis is een opgeruimd hoofd” geldt ook voor een opgeruimd bureau. De werknemer heeft minder denkcapaciteit nodig om het werk te ordenen en om zich te focussen.

Nu steeds meer werknemers (deels) thuis werken, is het opruimen van de werkplek cruciaal om het overzicht en de focus te bewaren. Daarnaast helpt het structureel opruimen van de (thuis) werkplek bij het scheiden van werk en privé. En al helemaal als er geen aparte werkplek is en er aan “de keukentafel” gewerkt wordt.

Tips voor een efficiënte en schone werkplek

Het is geen overbodige luxe om aandacht te schenken aan deze speciale ‘ruim je bureau op’ dag gezien de potentiële voordelen die een opgeruimde werkplek met zich meebrengt. Want wie wil er nu niet beter gefocuste en productievere werknemers?  Hieronder zetten we een aantal tips op een rij om werknemers productiever en meer gefocust te krijgen.

• Start met het verwijderen van alle losse spullen die op de werkplek aanwezig zijn. Vergeet niet om alle lades en bakken te legen. Uiteraard de machines of beeldschermen niet.
• Maak de werkplek thuis of op kantoor grondig en hygiënisch schoon. Een hygiënisch schone werkplek zorgt voor een ontspannen werksfeer. Vergeet niet om ook alle apparaten grondig schoon te maken, want anders heeft het hele schoonmaakproces geen zin.
• Bedenk een systeem of opstelling waarbij de spullen of apparaten zo efficiënt mogelijk neergezet / ingericht worden. De juiste spullen op de juiste plaats versoepelt de workflow en zorgt voor een hogere productiviteit. Vergeet niet om ook alle kabels en snoeren te ordenen en weg te werken in kabelgoten of met kabelbinders aan elkaar te verbinden tot 1 snoer. Bijkomend voordeel is dat de snoeren minder kwetsbaar zijn en een langere levensduur hebben.
• De 4e stap is om te bekijken welke spullen er echt nodig zijn op de werkplek. Zijn bijvoorbeeld 2 of 3 perforators echt nodig of is één meer dan genoeg? Zijn al die documenten in mappen nog echt nodig of is het niet beter om deze documenten te digitaliseren? Maak keuzes en gebruik alleen de spullen die je in de laatste 6 maanden hebt gebruikt. Heb je ze de afgelopen 6 maanden niet gebruikt? Gooi ze dan weg of berg ze op in een kast als je ze nog denkt nodig te hebben binnen een jaar. Na een jaar kun je ze dan alsnog weg doen, want de praktijk leert dat je ze dan ook niet nodig hebt.
• Houd de werkplek schoon en geordend door na iedere werkdag direct het bureau of de werkplek op te ruimen en schoon te maken. Zo voorkom je dat de werkplek binnen de kortste keren weer een puinhoop is. Het is handig om een prullenbak naast het bureau te hebben staan om afval en onnodige documenten direct op te ruimen. De kans is groot dat ze anders blijven liggen en het bureau of de werkplek al snel weer een rommeltje is.

Verschillende methodes voor een schone werkplek

Op internet zijn verschillende methodes te vinden om orde te scheppen in chaos op de werkplek. Eén van de bekendere is de 5S-methode die we hierboven hebben omschreven. Door deze methode regelmatig aan te houden leer je de werkplek te ordenen en geordend te houden.

Er zijn meerdere methodes en manieren die gebruikt kunnen worden om orde op zaken te stellen. Ongeacht welke methode gebruikt wordt, ze zorgen voor een schone en opgeruimde werkplek. Het voordeel daarvan is de minder gefrustreerde en productievere werknemer. Een mooi begin van 2023!