Voorbereiding op AI-regelgeving: Is jouw uitzendbureau er klaar voor?

De Europese AI-verordening (AI Act), die op 1 augustus is ingevoerd, dwingt uitzendbureaus om hun gebruik van kunstmatige intelligentie te herzien. Deze regelgeving brengt gefaseerde verplichtingen met zich mee, waardoor de sector zich tijdig moet voorbereiden om te voldoen aan de nieuwe eisen. AI-toepassingen in recruitment worden aangemerkt als hoog risico, wat extra aandacht vereist van uitzendbureaus. Hieronder de belangrijkste vragen voor uitzendbureaus omtrent deze nieuwe AI Act. De belangrijke deadlines voor uitzendbureaus zijn 1 februari 2025 voor de eerste verbodsbepalingen en 1 augustus 2026 voor de naleving van de hoogrisico-eisen.

Welke AI-systemen zijn geschikt voor onze organisatie?

Uitzendbureaus moeten zorgvuldig onderzoeken of hun huidige AI-systemen voldoen aan de strenge eisen van de AI Act. Dit met nadruk op transparantie, nauwkeurigheid en veiligheid. Dit is belangrijk om juridische problemen en operationele risico’s te voorkomen.

Hoe bereiden we ons personeel voor op het werken met AI?

Een grondige training van medewerkers is onmisbaar. Zij moeten AI-resultaten kunnen interpreteren en toepassen binnen het recruitmentproces. Zonder voldoende opleiding bestaat het risico op fouten, wat kan leiden tot onjuiste beslissingen en waarschijnlijke schade voor de organisatie.  Het ontwikkelen van een duidelijk nalevingsplan is dus noodzakelijk. Dit omvat samenwerking met juridische en technologische experts om ervoor te zorgen dat alle aspecten van de AI Act correct worden toegepast.

Wat betekent de AI Act voor de rol van de intercedent?

De rol van de gemiddelde intercedent zal aanzienlijk veranderen met de invoering van de AI Act. Intercedenten zullen zich namelijk moeten aanpassen aan hun nieuwe rol waarin strategisch toezicht op AI-resultaten centraal staat. Dit vereist een verschuiving van administratieve naar meer strategische en toezichthoudende taken.

Noodzakelijke maatregelen

Er dient een grondige evaluatie en aanpassing van bestaande AI-systemen plaats te vinden. Uitzendbureaus moeten bestaande contracten herzien en nieuwe afspraken maken met leveranciers en klanten. Dit helpt om juridische risico’s te minimaliseren en verantwoordelijkheid duidelijk vast te leggen. Dit is namelijk van belang om aan de nieuwe regelgeving te voldoen. Verder moeten uitzendbureaus investeren in uitgebreide trainingen om medewerkers vertrouwd te maken met AI en de specifieke vereisten van de AI Act.

Samenwerken met compliance-experts is noodzakelijk om te voldoen aan alle eisen van de AI Act. De inzet van specialisten in AI-compliance en juridische zaken is onmisbaar om naleving te waarborgen. Zorg dus voor ondersteuning van een compliance-expert of uitzendsoftware leverancier, zij zijn bekend met de eisen voor naleving van de AI Act. Door contracten en inkoopvoorwaarden te herzien, kunnen uitzendbureaus juridische risico’s beperken en de verantwoordelijkheid helder definiëren. Zorg dat jouw uitzendbureau juridisch aan de juiste kant staat. Intercedenten moeten daarnaast worden voorbereid op een rol waarin strategisch toezicht op AI een grotere rol speelt.

Risico’s en valkuilen

Het niet op tijd aanpassen van AI-systemen kan leiden tot juridische complicaties, boetes en reputatieschade voor jouw uitzendbureau. Zorg dus dat alles op tijd voldoet aan de AI Act eisen. Gebrek aan de juiste training, kan ertoe leiden dat medewerkers AI-resultaten verkeerd interpreteren. Iets wat negatieve gevolgen voor het recruitmentproces betekent. Verder kunnen de kosten, voor naleving van de AI Act, oplopen zonder direct rendement. Vooral als AI-systemen niet effectief worden ingevoerd en gebruikt. Naast dit zullen onvoldoende aangepaste contracten, leiden tot juridische conflicten met leveranciers en klanten. Zorg dus dat jouw uitzendsoftware leveranciers voldoen aan de AI Act.

Ondersteuning gezocht?

Nu zullen velen denken “Dit is veel te veel gedoe, dus ik ga AI niet gebruiken in mijn recruitmentproces.” Dit is natuurlijk ieder zijn keus. Maar terughoudendheid bij het gebruik van AI, uit angst voor de kosten en risico’s, zal de concurrentiepositie van een uitzendbureau ernstig verzwakken. In dit geval is stilstand zeker achteruitrgang. Door zich deze beschreven vragen te stellen en de juiste maatregelen te nemen, kunnen uitzendbureaus de uitdagingen van de AI Act het hoofd bieden en tegelijkertijd de kansen benutten die kunstmatige intelligentie biedt.